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Outils pour la publication d’instruments de recherche encodés en XML(EAD)

A la fin de l’année 2020, un groupe de travail composé de quelques collègues travaillant dans des structures de recherche (MSH de Clermont-Ferrand, MSH de Dijon, Centre IST Regards CNRS UMR Passages) s’est réuni à plusieurs reprises pour échanger autour des outils pour la publication d’instruments de recherche encodés en XML (EAD).

Partant de situations locales spécifiques, nous avons en commun d’être en charge de la gestion de fonds d’archives au sein de nos différentes structures. Dans ce cadre, nous nous sommes interrogées sur les outils existants pour la description et la publication d’instruments de recherche au format XML (EAD). Pour certaines d’entre nous, il s’agissait d’envisager à court terme, l’acquisition d’un nouvel outil plus à jour et plus performant, pour les autres, il s’agissait de pouvoir s’appuyer sur un état de lieux pour faire évoluer des logiciels ou des pratiques.

Nos réflexions ont abouti à l’élaboration d’un cahier des charges et d’un tableau des fonctionnalités attendues.

Dans le prolongement de ces réflexions, nous avons organisé une matinée de travail élargie à tous les collègues intéressés pour échanger sur nos pratiques et nos outils.

Au programme de cette matinée :

A Caen, l’outil Max arrive en bout de la chaine de traitement des données scientifiques. L’équipe du PDN (Pôle du Document Numérique) élabore des outils adaptés aux différents projets auxquels il contribue. A l’origine destiné à la publication de documents en TEI, Max est adapté pour pouvoir publier des inventaires au format EAD réalisés à partir d’éditeurs xml. Pleade, utilisé actuellement, est appelé à être remplacé par un écosystème d’outils permettant la saisie des données de description et la diffusion à partir du format xml. Des sessions pratiques autour de l’outil Max sont prévues à l’automne 2021.

Le réseau des Écoles Françaises à l’Étranger regroupe des établissements anciens réunis par un décret de gestion en 2011. Des fonds d’archives à l’origine très anciens sont en extension constante par des versements réguliers et massifs chaque année suite à des opérations archéologiques.  La présentation porte sur les archives de l’École Française d’Athènes (EFA) et sur l’École Française d’Extrême Orient (EFEO). A l’EFA, les données sont gérées grâce à l’outil Archimage dont une nouvelle version (Archimage 2) est en cours de finalisation mais pas encore visible à ce jour. Ce nouvel outil à vocation à être mutualisé au niveau du réseau des EFE et sera ouvert à tous sur Github. Il permet la description de métadonnées conforme à l’ISAD (G) et à l’EAD et la mise en ligne de documents numérisés. En attendant, l’EFO travaille dans Atom, puis verse dans les descriptions dans Calames. Quant à l’EFA : les données sont saisies au départ dans un tableur, puis conversion en XML, et versées dans France archive.

L’outil national de production en EAD et le catalogue Calames ont été développés par l’Abes et utilisent l’éditeur XMax de la société XMetal. Calames diffère des deux autres outils présentés en ce sens qu’il se veut avant tout un outil partagé de production d’inventaires en EAD (interface commune ) et un catalogue collectif des fonds d’archives de l’enseignement supérieur et de la recherche. Calames Plus permet d’associer des fichiers numérisés aux notices EAD. Ses fonctionnalités vont évoluer pour permettre une meilleure liaison entre les images numérisées et les inventaires. Il n’a cependant pas vocation à devenir une bibliothèque numérique. Calames permet d’importer et d’exporter des métadonnées notamment au format XML/EAD. L’interface de recherche de Calames va évoluer prochainement pour intégrer de nouvelles fonctionnalités (panier de notices par exemple). Les tests sont possibles à la demande.

Prolongations : le groupe de travail prévoit de poursuivre cette exploration des outils pour la publication d’instruments de recherche en EAD par des tests des outils présentés ou évoqués lors de cette matinée. (Max, Calames, Atom…). Une session « retours de tests » est aussi envisagée.

Participer ? si nos travaux vous intéressent, vous pouvez contacter l’une des membre du groupe de travail Caroline Abela, Céline Alazard, Aurelia Vasile, Hélène Veilhan

Le reseau Calames

Depuis 2010, l’Université de Clermont-Ferrand (UBP puis UCA) est membre du réseau Calames.

Calames, c’est à la fois un outil de description des fonds d’archives conforme au modèle de données EAD-Encoding Archive Description, Description Archivistique Encodée, version 2002 et le catalogue collectif qui donne accès à tous les fonds d’archives et de manuscrits conservés au sein de la soixantaine d’établissements membres du réseau.

Plusieurs fonds d’archives et de manuscrits de notre établissement sont décrits dans Calames et l’outil, dont la coordination est portée par la MSH de Clermont-Ferrand, est à disposition de toutes les structures de l’université et de tout porteur de projet qui souhaiterait décrire un fonds d’archives ou de manuscrits. (Les archives de l’établissement, de ses services et de ses composantes qui sont des archives publiques sont gérées par le service des archives de l’université).

Développé par l’Abes, le catalogue Calames public met à disposition des utilisateurs les fonctionnalités  suivantes :

  • localisation d’un document dans une bibliothèque du réseau Calames
  • identification d’un document au sein d’un corpus, d’un fonds, d’une collection
  • consultation d’un document sur place ou en ligne si celui-ci a fait l’objet d’une numérisation
  • veille sur un sujet ou sur les collections patrimoniales d’une bibliothèque à partir de flux RSS disponibles pour chaque requête
  • gestion des résultats  à partir d’une boîte à outil permettant l’impression, l’export, la citation d’une notice par son URL pérenne …

L’outil de catalogage Calames qui s’appuie sur un plugin de l’éditeur xml XMetal permet aux établissements de décrire leurs fonds d’archives et de manuscrits. Les fonctionnalités développées dans l’outil Calames permettent notamment :

  • d’assurer la cohérence du catalogue : listes fermées de valeurs d’attributs
  • de normaliser les entrées d’index en utilisant les notices d’autorité Sudoc : interconnexion à l’application IdRef
  • de contrôler les fichiers EAD et les exporter sous diverses formes

Pour tous les renseignements sur l’utilisation du catalogue Calames et sur l’outil de catalogage vous pouvez contacter le centre de documentation de la MSH ( documentation.msh@uca.fr)